Программы, обеспечивающие аудит печати

Программы, обеспечивающие аудит печати, позволяют контролировать и распределять работы в большой корпоративной сети. Они расширяют и дополняют возможности современного офисного оборудования, помогают обеспечивать безопасный уровень документооборота, более эффективно управляют печатью и сокращают затраты.

Вместо локальных принтеров все чаще применяются МФУ, создавая определенные нюансы работы пользователей: предъявляются новые требования к системе печати. Возникает необходимость в защите конфиденциальных и персональных документов, оптимизации работы МФУ, сглаживании пиковых нагрузок на оборудование, сокращении объемов избыточной печати, проведении комплексной оценки объемов печати групп и конкретных пользователей, разграничении прав доступа к оборудованию.

Аудит печати поможет раз и навсегда упорядочить учет работ данного вида. Теперь любая отработанная страница учитывается за конкретным пользователем, а наличие в некоторых программах функции Follow-me отменит ошибочную печать большого количества документов. Доказано, что каждый десятый отработанный лист направляется в мусорную корзину, по причине ошибки. Если отправить документ на устройство, выполняющее в данный момент объемное задание по копированию, то можно направиться к любому свободному устройств и, авторизировавшись, сделать свою работу. Это становится возможным, благодаря активации функции Follow-me. В целом внедрение аудита печати позволяет организациям уменьшить расходы на эту деятельность на 15 – 20 процентов.

Аудит печати также может служить инструментом мониторинга и аналитического учета используемого оборудования. Любое копировально-множительное устройство, находящееся в офисе, формирует понятный всем отчет использования оборудования. Программа способна отслеживать любые работы, которые проходят через сервер, анализировать их по разным параметрам и публиковать результаты в наиболее наглядной форме. Например, можно без труда определить, какой именно сотрудник пользуется принтером больше всех, или какое МФУ почти не используется, когда другие машины предельно перегружены. Показатели загруженности аппаратов позволяют в дальнейшем оптимизировать данную среду.

Довольно распространена функция защищенной печати, которая блокирует работы, отправленные на принтер, до поры, пока пользователь не разрешит работу авторизацией через терминал доступа.

Востребованным инструментом становится функция кредитной системы, дающая возможность установки кредита этого вида деятельности для любого авторизованного пользователя. Это позволяет настраивать систему для наиболее точного соответствия целям и потребностям организации.

 

Теги: